Những email rác được người dùng lưu trữ cần thận với ý tưởng nung nấu sẽ dùng đến chúng một ngày nào đó
Cho đến nay, ý tưởng của Merlin Mann đã được nhiều chuyên gia nghiên cứu và cho ra đời những phương pháp tối ưu hơn. Nguồn gốc Khái niệm “Zero Inbox” được biết đến nhờ Merlin Mann, người điều hành trang blog rất nổi 43Folders.
Bỏ đăng ký theo dõi các địa chỉ không mong muốn, tắt thông báo Thư thông báo (E-newsletter) là một trong những nội dung gây rác hòm thư của bạn, dẫn tới tình trạng nhiều lá thư quan yếu vô tình bị bạn bỏ quên.
Ngoại giả, bạn cũng có thể cấp cho bộ lọc thêm quyền như giữ thơ lại trong Inbox, chuyển thư đến thư mục khác hay thậm chí là xóa luôn một bức thư ngay khi vừa nhận được. Sự thật mà nhiều người không biết đó là, Hầu hết các trình duyệt thư bây giờ như Gmail, Yahoo, đều có tính năng OOR (Out of Office Respone). Hồ hết, những người dùng email hiện tại đều có chung sở thích lưu trữ “đồ cổ” và đợi cho đến khi chúng “mốt” trở lại.
Dám xóa Hãy kiêu dũng để xóa đi những email không còn giá trị Để quản lý được hòm thư đến một cách triệt để, bạn cần phải dám quyết định và dám xóa đi những email mà bản thân thật sự không còn cần đến nữa. OOR – Out of Office Respone (thông tin không tiện nhận thư) Điều thật sự tồi khi đi du lịch là lúc trở về bạn phát hiện ra có hàng trăm bức thư đang chờ mình giải quyết.
Zero Inbox – Những phương pháp 1. Thiết lập bộ lọc và phân loại thư Nhiều hòm thư điện thử bây giờ đều có tính năng lọc và phân loại thư giúp người dùng có thể sắp đặt và quản lý thư đến một cách hiệu quả.
Thế nào Zero Inbox? hộp thư đến luôn được rà liên tiếp Về căn bản Zero Inbox không phải là việc làm ngăn chặn người khác gửi thư đến địa chỉ email của bạn mà thực tiễn, đây là phương pháp duy trì hộp thư đến ở một mức độ mà bất kì thư nào bạn nhận được đều có thể được sắp xếp, lưu trữ chứ không choán hết Inbox.
Mỗi người khác nhau sẽ có những tiêu chí quản lý thư khác nhau thành thử, không có một khuôn mẫu quản lý thư nào được thiết lập sẵn. Điều này sẽ giúp bạn bớt mỏi mệt khi bỗng dưng có hứng thu dọn và nhận ra rằng đã có tới hàng trăm, hàng nghìn lá thư ở đó.
Như vậy, khi trở lại sau kì nghỉ, bạn sẽ hạn chế được cảnh phải ngồi giải quyết đến hàng trăm lá thư một lúc. Có khi nào, bạn thẩm tra hộp thư điện tử của mình và nhận ra rằng hàng trăm thư rác, quảng cáo… đang xuất hiện “chình ình” ngay trang đầu trong khi những thông báo quan trọng khác đã trôi đi đâu mất.
Mọi việc hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân bạn và sự chịu thương chịu khó, tường tận sẽ giúp bạn quản lý hòm thư một cách hiệu quả hơn.
Khái niệm chúng ta đang nói đến ở đây có tên là “Zero Inbox”. Việc duy nhất mà bạn phải làm là soạn một đoạn thư thông báo việc mình đang không tiện để tiếp nhận, trả lời thư đến và hứa sẽ giải quyết mọi việc khi quay về. Tính năng này sẽ giúp người dùng giải đáp tự động tuốt tuột những thư gửi đến
Tốt nhất, nếu bạn không muốn nhận tin tức từ các địa chỉ không mong muốn, hãy ấn hủy đăng kí theo dõi (Unsubscribe).
Bạn có thể tạo những bộ lọc khác nhau cho từng thể loại thư khác nhau, dựa theo người gửi, tiêu đề thư hay thậm chí là từ khóa. Một thể loại email nữa cũng có thể gây rác hòm thư của bạn chính là thư thông tin từ những trang mạng từng lớp như Twitter, LinkedIn, Facebook… Bạn hoàn toàn có thể tắt những thông báo này ở phần cài đặt trong từng mạng từng lớp. Lời khuyên ở đây là chúng ta hãy lên danh sách những lá thư thật sự quan trọng (về tính kỉ niệm, về giá trị thông báo…) với bản thân mỗi người và sau đó, kiêu dũng để xóa đi những bức thư đã không còn giá trị dùng.
Ý tưởng căn bản của ông là quản lý inbox ưng chuẩn bộ lọc thủ công của mỗi cá nhân mà không dùng thêm bất kì sự viện trợ nào từ các phần mềm khác. Như vậy, những thư quan trọng sẽ được phép nằm ở Inbox trong khi những thông tin kém quan yếu hơn sẽ được lưu trữ theo từng thư mục.
Sau đó, hãy thiết lập set an auto-response to all the incoming emails. Lên kế hoạch quét dọn hàng tuần Hãy gắng dành ra đôi ba tiếng mỗi tuần để có thể thu dọn thư. Bạn có thể tự tạo danh sách thư mục như những việc cần làm, những việc cần giải quyết, công nhận vé máy bay… 5.
2. Nếu quá bận bịu, bạn có thể tiến hành từng chút một bất kì khi nào rảnh rang như trên xe buýt, đi du lịch, ngồi đợi ai đó trong quán cà phê… 4.
Để giảm bớt áp lực, đồng thời cũng giúp đầu thư bên kia bớt sốt ruột chờ đợi hơn, bạn có thể thường xuyên rà soát email trong suốt kì nghỉ. 3. Nếu không muốn lặp lại những tình trạng na ná, những cách sau đây có thể giúp bạn quản lý hòm thư một cách thủ công mà không cần sử dụng thêm bất kì phần mềm phụ trợ nào khác. Mọi thư thông tin đều có tính năngUnsubscribe ở cuối thư và việc bạn cần làm là nhấn vào nó để tránh việc tiếp phải nhận rác.
Giờ đây, email của bạn đã được xếp đặt và quản lý một cách khoa học theo từng loại thể, theo từng thư mục.
Minh Nguyễn (dịch). Trong năm 2007, tại Google Tech Talk, Merlin Mann đã mang đến một video có thời lượng một tiếng để giới thiệu về Zero Inbox. Kết luận Email đang trở nên một trong những phần quan trọng trong tầng lớp ngày nay.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét